Le séminaire fait partie intégrante de la vie d’une entreprise. Cet événement est d’une grande importance pour elle puisqu’il favorise son développement. En effet, c’est un outil de management qui vise à motiver les collaborateurs et à insuffler un esprit d’équipe au sein de l’entreprise. Il est alors primordial de bien choisir le lieu où il va se tenir afin de le réussir comme il se doit. Zoom sur le sujet.
Définir à l’avance le but du séminaire
Pourquoi souhaitez-vous organiser un séminaire ? Quels sont vos objectifs ? Qu’attendez-vous à l’issue de cet évènement ? Ce sont les questions auxquelles vous devriez répondre pour pouvoir rechercher l’endroit idéal pour votre séminaire.
Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à organiser un séminaire. On citera les éléments suivants, à titre d’exemple :
- présentation et lancement d’un nouveau produit ;
- hommage à un dirigeant, à un collaborateur ou à un fondateur de la société ;
- communication des valeurs de l’entreprise ;
- renforcement de l’esprit d’équipe et de la cohésion ;
- formations et échanges.
Les objectifs ainsi fixés vous aideront à déterminer le lieu qui peut convenir au type de séminaire que vous prévoyez d’organiser. En effet, une réunion de travail, un cocktail ou une journée d’étude ne sont pas des choses qui peuvent se tenir n’importe où. Il en faut un endroit convenable.
Déterminer l’ambiance du séminaire
Quelle ambiance voulez-vous créer le jour J ? Insolite, qui tourne autour de la nature et du paysage, ou moderne et chic ? Sur quel thème souhaitez-vous diriger l’évènement ? À ce sujet, ceux les plus courants sont : la ville, le sport, la saison, les vacances, une activité particulière… Le lieu à choisir dépend en majeure partie de ce point.
Prévoir le nombre de participants
Un endroit idéal pour un événement est celui qui peut contenir la totalité des participants. Est-il nécessaire de louer un grand auditorium ou au contraire une petite salle peut suffire ?
Une fois l’effectif des convives fixé, il est temps de définir clairement votre cible. Est-ce que ce sont des collaborateurs, des partenaires ou des clients ? Ce critère est très important pour réussir à atteindre vos objectifs. Choisissez donc un endroit qui va émerveiller vos invités.
Assurer le coté logistique
Organiser un séminaire implique la mise à disposition de certains matériels techniques, notamment des matériels audiovisuels. Ainsi, il faut bien vérifier si le lieu envisagé répond à vos besoins. Un séminaire d’entreprise doit se tenir dans une salle bien équipée, c’est-à-dire une salle qui est dotée d’un vidéoprojecteur, d’une sonorisation de haute qualité, d’une ou de plusieurs micros, d’écrans LED… Des fois, un système de climatisation, des micros de tables et des oreillettes s’avèrent également nécessaires.
Garantir le prix et l’accessibilité du lieu
Vous avez sûrement établi un budget alloué à l’organisation du séminaire. Au risque de dépasser la somme prévue, considérez le coût global de la préparation et de la coordination de l’événement. Les principales dépenses sont :
- les frais de location de l’endroit ;
- le coût du service traiteur ;
- les frais de location ou d’acquisition des matériels techniques ;
- les tarifs de l’animation ;
- les frais de réalisation des goodies ;
- etc.
Une grande partie des dépenses est dédiée à la location du lieu. Il faudra alors demander à l’avance un devis au gérant pour savoir si le frais de location peut être supporté par votre budget.
Un autre point à tenir compte, lors du choix du lieu, est son accessibilité. Est-il possible de s’y déplacer en bus ou en train ? Est-ce qu’il se trouve près d’une autoroute ? Y-a-t-il un parking pour que les participants puissent garer leur véhicule ?
Effectuer une visite des lieux avant la tenue du séminaire
Ne vous précipitez pas à réserver une salle ou un lieu quelconque. Prenez le temps de faire une descente sur terrain pour voir de près le cadre de travail. Vous pourrez ainsi décider clairement si l’endroit correspond à vos exigences et à vos attentes. Profitez également de cette visite pour vérifier la présence de lumière naturelle suffisante sur les lieux.
En quête d’un endroit chic et élégant pour accueillir votre séminaire d’entreprise ? Rendez visite à L’HOTEL DES CEPAGES. L’endroit dispose d’une salle bien équipée pour mener à merveille votre événement.
